3 Tipps, wie meine Buchhaltung von unterwegs automatisiert funktioniert

Als Unternehmer kennst Du das sicherlich. Ausgaben mit Kreditkarte, Geschäftsessen bar bezahlt, Überweisung einer Rechnung vom Girokonto.

Geld fließt auf unterschiedlichen Wegen. Für die Buchhaltung müssen jedoch alle Ausgaben genauestens aufgelistet und belegt werden.

Der ideale Helfer als Software as a Service, bei dem ich selbst lange Jahre nun Kunde bin, ist Fastbill.

*Links in diesem Artikel können Affiliate-Links sein. Du hast dadurch keinen Nachteil. Wenn Du ebenfalls von Fastbill überzeugt bist, erhalte ich schlussendlich eine Provision.

Belege per der App “Scannable” erfassen

Ein Arbeitsschritt, der sehr viel Zeit erspart ist mobiles Scannen. Der Tipp, nutze also eine App dafür.

Ich verwende die App “Scannable” von Evernote. Du kannst mit dieser App all Deine Dokumente Scannen und direkt an Deine Buchhaltung weiterleiten.

  • Rechnungen
  • Belege
  • Kassenbons
  • Quittungen

Dazu lassen sich auch Visitenkarten oder das Whiteboard erfassen und auf diese Weise als ordentliche Datei organisiert ablegen.

Das Prinzip ist ganz simpel. Die Kamera nimmt den zu verwaltenden Beleg auf und das Bild kann direkt verschickt oder in Evernote gespeichert werden. Cloud sei Dank.

Automatisiert Rechnungen in Fastbill laden

Beim Tipp 2 geht es um den Beleg-Assistenten von Fastbill. Eine sehr praktische Funktion, um sich nicht jedes mal selbständig in die Accounts einzuloggen, die Rechnung herunterzuladen, in Fastbill wieder hochzuladen und die Rechnung beschreiben und zuzuweisen.

Der Beleg-Assistent kann aus über 500 angebundenen Schnittstellen die Dokumente automatisiert ziehen und mit Meta-Daten abspeichern.

Darunter befinden sich Accounts wie zum Beispiel:

  • Facebook
  • Bahn.de
  • Amazon
  • Fotolia
  • Strato
  • Themeforest
  • und ganz viele mehr

Der Service wird von GetMyInvoice angeboten und kostet zum normalen Fastbill Tarif daher nochmals einige Euro mehr pro Monat. Mit der Anzahl an Rechnungen lohnt sich das allerdings.

Eingehende Umsätze mit Fastbill abgleichen lassen

Der dritte Punkt, der die Buchhaltung automatisiert, ist der Abgleich von Bankkonto und Rechnungen. Eingehende Zahlungen werden mit bestehenden Rechnungen abgeglichen und Du musst nur noch bestätigen.

An dieser Funktion feilt Fastbill noch etwas rum, aber wenn es so weit ist, automatisiert es den Prozess optimal.

Die Automatisierung setzt bei vielen kleine Aufgaben an, die jede für sich nur wenig Zeit kostet, in Summe aber ein enormes Zeit-Potential ausmachen. Es gilt für Dich als Unternehmer daher abzuwägen, ab wann eine Automatisierung der Prozesse Sinn macht.

Finde hier mehr Tools & Ressourcen für ortsunabhängiges Arbeiten.

Nutzt du andere Tools für die Automatisierung? Lass es mich gerne in den Kommentaren wissen.

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